چک لیست چیست؟ چگونه چک لیست مناسب تهیه کنیم؟

شیعه نیوز | آیا این تجربه رو داشتید که میون کلی کار و مسئولیت سردرگم موندید و نمی تونید کارها رو به درستی پیش ببرید؟

در طول روز به هر کاری یه دستی می کشید و در آخر روز می بینید که انگار اصلا هیچ کاری انجام نشد و خسته و نا امید به رختخواب می رید؟

شاید راه حل مشکل شما در تهیه ی چک لیست باشه!

چک لیست چیست؟

چک لیست ها یا سیاهه ها، ابزار مدیریتی هستند. لیست های دقیق و کاربردی که برای کارهای گوناگونی می شه تهیه کرد و قدم به قدم و به ترتیب شما رو تا پایان کار پیش می برند. شاید اگه تجربه کرده باشید، یکی از لذت بخش ترین حس های دنیا، حس خط زدن یکی از موارد لیستتان است.

خود من شاید اگر این مقاله را در فهرست کارهایم قرار نمی دادم، انجامش تا مدت ها به طول می انجامید و به تعویق می افتاد. اما به محض قرارگرفتنش در فهرست کارهایم، معجزه رخ داد و سریعا به انجام رسید!

سیاهه ها بر یکسری اعمال حیاتی تآکید می کنند که نادیده گرفتنشان تبعات زیادی دارد و احتمال فراموشی شان زیاد است.

برای استفاده از آن ها باید به امکان اشتباه و خطا، ضعف حافظه، از یاد بردن کارها و … اذعان کرد تا برای جبران این ضعف از ابزارهای کمکی استفاده کرد. کسی که مدعی است هیچ خطایی نمی کند و چیزی را از یاد نمی برد و شکست ناپذیر است را نمی توان وادار به استفاده از این ابزار مفید کرد.

مثالی از چک لیست ها

شاید ساده ترین نوع سیاهه، همان to do list باشد. لیستی از کارهای روزمره که هر روز می نویسیم و انجام می دهیم. اما موارد پیچیده تری هم هستند. مثل لیست برنامه ریزی (اسکجول) برای کارهای گسترده تر. همچون چک لیست پرواز.

اهمیت و فواید داشتن چک لیست

• مانع فراموش شدن کارهای حیاتی و مهم می شود.

خیلی وقت ها وقتی کارها زیاد است یا بسیار فوری است؛ یا هنگامی که شما زیر باری از استرس و فشار هستید، این ابزار مفید کمکتان می کنند تا چیزی را از یاد نبرید و استرستان مدیریت شود.

• باعث می شود کارها سازماندهی شده و به ترتیب صورت پذیرد.
• در مشاغل مختلف داشتن این لیست، حیاتی است باعث می شود کنترل پروسه را به دست بگیرید. مشاغلی مثل پرواز یا مشاغل پزشکی
• داشتن آن به شما و کارمندانتان انگیزه می دهد. همین که موردی حتی کوچک خط می خورد، ذهن حس پیشرفت را حس می کند و دوپامین ترشح می کند. دوپامین به ما حس راحتی و رضایت می دهد.
• شمارا پروداکتیوتر (فعال تر) می کند. وقتی شما لیستتان را دنبال می کنید، می توانید به هر فعالیت زمانی را اختصاص دهید. این باعث می شود مدت زمان بیشتری را بتوانید ذخیره و مدیریت کنید.
• خلاقیت را گسترش می دهد. زمانی که شما ذهنتان را برای یاداوری کارهای کوچک و مهم مصرف نمی کنید، آن را برای کارهای مهمتر و خلاقانه اختصاص می دهید.
• امکان خطا در کارتان کمتر می شود. قطعا اشتباه کردن از تهیه ی لیست آسان تر و امکان پذیر تر است.

برای اطلاعات بیشتر و مهارت بیشتر، این مقاله را مطالعه کنید.

منافع چک لیست ها چیست و چگونه از آن ها استفاده کنیم؟ 

 انواع چک لیست ها

دو نوع چک لیست وجود دارد:  ناکارا و  کارا

چک لیست های ناکارا

آن هایی هستند که همه ی موارد درهم برهم و مبهم و خیلی کلی در آن ذکر شده اند. جوری که دست کمی از ذهن گیج و آشفته ی ما ندارد. ده کار کلی و سنگین را در آن ها ثبت کرده ایم که هرکار کلی پیش نیاز و مراحل دارد و بازهم در انتهای روز می بینیم چیزی خط نخورد!

چک لیست های کارا

آن هایی اند که به شدت ریز و جزئی و کاربردی و شفاف شده اند. یک کار به ده ها زیرمجموعه تبدیل شده و کارهای کوتاه و کوچک و جزئی را نیز از یاد نبرده است. اینگونه، استفاده از آن ها را در سخت ترین شرایط هم ساده می کند.

ویژگی های داشتن یک چک لیست خوب

• کاربردش  را مشخص کنید:

یک چک لیست خوب و کارا به دو قسمت تقسیم می شود:

•  خواندن/انجام.

  بخوان و انجام بده: برای تعیین مراحل کاری که باید انجام شود. بدین معنی که هرکاری که در حافظه مان هست را با توجه به بازه زمانی خاص یادداشت می کنیم که باید انجام دهیم.

• انجام/تایید.

انجام بده و تایید کن: همزمان با انجام کار یا پس از آن شروع به خط زدن یا تیک زدن چک لیست می کنیم. برای اینکه مطمئن شویم کارهای مهم را انجام داده ایم.

• چک لیست ها را مخصوص هر کار تهیه کنید

  . برای هرکار، سیاهه و لیست مخصوصش را تهیه می کنیم. کوتاهی و اختصاصی بودن آن است که انجامش را شدنی و آن را کارا می سازد.

•  لیست را کوتاه تهیه کنید.

  داشتن ۵ تا ۹ مورد برای هر لیستی کافی است. چک لیست های طولانی باعث می شود تمرکزمان از کارهای کوچک کم شود و آن ها انجام نشوند.

• از کلمات شفاف، ساده و دقیق استفاده کنید:

  خوب است که سیاهه ی شما روی یک برگه نوشته شود. این برگه عاری از هر نوع حاشیه و رنگ و زوائدی باشد. در صورت تایپ باید از فونت و سایز مناسب و روان استفاده کنیم. نباید برای هر قسمت جزئیات زیادی نوشته شود یا جملات پیچیده و غامض و گیج کننده ای به کار رود. در این صورت از کارایی اش می افتد.

• چک لیست های فیزیکی باید راحت و مناسب باشند.

اگر کاربرگ شما فیزیکی و پرینت شده است باید سبک و راحت باشد که حمل و نقلش نیاز به تلاش زیادی نداشته باشد و در محیط بیرونی خراب نشود و به مشکل نخورد.

• آزمایش و ویرایش را نباید فراموش کرد

  . حتی بهترین لیست ها هم باید در عمل آزمایش شوند. مدتی را که به انجام آن کار اختصاص داده اید کافی است؟ شاید چیزی را باید تغییر دهیم. اضافه کنیم یا حذف کنیم. پس بدیهی است که نسخه های اولیه ی چک لیست ممکن است چندین بار ویرایش شوند. اما آنچه مهم است این است که ما ابزاری دقیق برای «تمامیت» و «احترام به کلاممان» ایجاد کرده ایم.

• چک لیست های یک بارمصرف و چندبار مصرف

  . برخی از سیاهه ها پس از انجام تمام می شود و به عنوان سند نگه داشته می شوند. برخی هم جمع و نگهداری می شود تا دوباره از آن ها استفاده شود.

• استفاده از سرچک لیست برای گروهی از چک لیست ها.

  زمانی که گروهی از لیست ها را در کاری استفاده می کنیم، با توجه به نوع پیچیدگی کار، یا نیازی که به چندین نفر برای انجام یک سلسله کارها داریم، لازم است از سرچک لیست یا کاربرگ رئیس استفاده کنیم تا مشخص کند هر چک لیستی برای چه فردی و کجا لازم است مورد استفاده قرار گیرد.

• به شکل ظاهری آن دقت کنید.

نوع، شکل، رنگ، فونت و سایز سیاهه بسیار مهم است. خوانا و شفاف بودن. از فونت های ساده و غیر پیچیده که فهم سریع فهرستتان را ممکن می کند استفاده کنید. به املای کلمات دقت کنید. فاصله ی بین خط ها، رنگ فونت و همخوانی آن با رنگ صفحه. دقت به نوع چاپ و کاغذی یا لمینیت شده بودن چک لیست و خلاصه هر آنچه که ممکن است کاربر را دچار مشکل کند بسیار مهم است.

هاجر یادگاری

کارشناس ارشد مشاوره