کارهایی که قبل از یک مذاکره موفق باید انجام دهید

شیعه نیوز | "آلترناتیو" گزینه‌های جایگزینی است که در صورت عدم توافق با طرف مقابل، سراغ آنها می‌رویم و "بتنا" ، اولین آلترناتیو یا بهترین گزینه جایگزین است. برای مذاکره بهتر، بایستی حداقل یک آلترناتیو (بتنا) داشته باشیم.

به گزارش «شیعه نیوز»، لوییکی یکی از بزرگان مذاکره و نویسنده یکی از کتاب‌های مرجع مذاکره در دنیا، می‌گوید:

"خیلی‌ها فکر می‌کنند موفقیت در مذاکره، به توان متقاعدسازی، سخنوری، ذکاوت و ظاهرسازی متکی است، ولی باید دانست این تکنیک‌ها فقط به درد جذاب کردن مذاکره می‌خورد. مبنای موفقیت در مذاکره، نقش بازی کردن و فراز و فرودهای نمایشی نیست، بلکه، برنامه ریزی‌ای است که پیش از آغاز گفت و گو صورت می‌گیرد."

شاید بتوان به جرات گفت که مهم‌ترین بخش یک مذاکره، برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از مذاکره است و باز می‌توان به جرات گفت که خیلی اوقات، این بخش مهم، نادیده گرفته می‌شود. متاسفانه یکی از دیالوگ‌هایی که در پاسخ به سوال "برای مذاکره برنامه ریختی؟" می‌شنویم، این است: "برویم ببینیم چه می‌شود، تا خدا چه بخواهد."

برای مذاکره موفق بایستی از قبل برنامه‌ریزی صحیحی داشت. در این مطلب به برخی از نکات و سوالاتی که پیش از مذاکره لازم است به آنها فکر کنیم و در مورد آنها اقدام کنیم، خواهیم پرداخت.

چه چیزی می‌خواهید، چه چیزی می‌خواهند؟

شاید سوال ساده‌ای به نظر برسد اما یکی از مهم‌ترین سوال‌هایی که پیش از مذاکره بایستی به آن فکر کنیم، همین سوال است. ما برای چه چیزی می‌خواهیم مذاکره کنیم؟

پیش از مذاکره مشخص کنید که چه چیز‌هایی می‌خواهید و هر مورد چقدر برایتان مهم است و کدام‌یک اولویت بالاتری دارد. حاضرید کدام خواسته را فدای خواسته دیگری کنید.

به عنوان مثال، فردی که می‌خواهد برای قرارداد نمایندگی مذاکره کند، می‌تواند این موارد را به عنوان موضوع و خواسته‌های خودش مشخص کند؟ درصد فروش – تعداد سال قرارداد – نمایندگی انحصاری در شهر یا منطقه – پرداخت بخشی از هزینه‌های دفتر و نیروها و ...

زمانی که بتوانید تمام خواسته‌های خودتان را مشخص کنید و برای هرکدام مطلوبی که می‌خواهید را تعیین کنید، می‌توانید بسته‌های پیشنهادی خودتان را تهیه کنید. زمانی که چند بسته پیشنهادی داشته باشید که هر کدام متشکل از بخشی از خواسته‌های شماست، می‌توانید چندین پیشنهاد برای ارائه به طرف مقابل داشته باشید و از طرفی در حین مذاکره، نیاز نیست شرایط را بررسی کنید تا بفهمید چه پیشنهادی بدهید.

نکته دوم در این بخش، توجه به خواسته‌های طرف مقابل است. شاید این موضوع را نتوان دقیق فهمید اما می‌توان حدس زد. به قول خانم جینی برت، همین حدس‌ها هم می‌تواند به شما کمک کند تا مذاکره بهتری داشته باشید.

آلترناتیو و بتنا دارید؟

آلترناتیو یعنی گزینه جایگزین. و بتنا یعنی بهترین گزینه جایگزین برای توافق (بتنا (BATNA) ابتدای کلمات این عبارت است: Best Alternative To a Negotiated Agreement). آلترناتیو گزینه‌های جایگزینی است که در صورت عدم توافق با طرف مقابل، سراغ آنها می‌رویم و بتنا، اولین آلترناتیو یا بهترین گزینه جایگزین است. برای مذاکره بهتر، بایستی حداقل یک آلترناتیو (بتنا) داشته باشیم.

لازم است پیش از مذاکره به این بیاندیشید که اگر با فرد مقابل به توافق نرسیدید، آیا گزینه دیگری هم دارید که به سراغ او بروید؟ اگر گزینه یا گزینه‌های دیگری داشته باشید، با اعتمادبنفس و قدرت بیشتری مذاکره می‌کنید اما اگر هیچ گزینه‌ای نداشته باشید، ممکن است در جایگاه ضعف باشید، چرا که مجبورید هرطور شده با طرف روبرو توافق کنید.

کارمندی را تصور کنید که برای افزایش حقوق می‌خواهد با مدیرش مذاکره کند. اگر این کارمند یک پیشنهاد شغلی در مجموعه دیگری، با 20% حقوق بیشتر داشته باشد راحت‌تر با مدیرش مذاکره می‌کند یا زمانی که هیچ پیشنهاد شغلی دیگری ندارد؟

خط قرمز شما چیست؟

پیش از مذاکره خط قرمز یا نقطه ترک مذاکره خودتان را مشخص کنید. کجا شما دیگر حاضر به مذاکره و ارائه امتیاز نیستید؟ سقف تخفیف یا مبلغی که می‌خواهید پرداخت کنید چقدر است؟ چه امتیازهایی را تحت هیچ شرایطی نمی‌توانید بدهید؟

اینها خطوط قرمز شما هستند و بایستی قبل از مذاکره لیست شوند. اگر خط قرمزها پیش از مذاکره مشخص نشود ممکن است در حین مذاکره و با بالا رفتن تنش‌ها نتوانید تصمیم درستی بگیرید و خط قرمزها را زیرپا بگذارید و توافقی انجام دهید که به نفع تان نیست.

با چه کسانی مذاکره می‌کنید؟

یکی از کارهایی که قبل از مذاکره لازم است انجام دهیم، تحقیق و بررسی در خصوص فرد یا افرادی است که قرار است با آنها مذاکره کنیم. بایستی قبل از مذاکره در قالب یک دستور جلسه، لیست افرادی که قرار است در جلسه حاضر شوند با سمت‌های آنها، بین طرفین رد و بدل شود.

زمانی که بدانیم قرار است با چه کسی مذاکره کنیم، باید تلاش کنیم تا حد ممکن از آن فرد یا افراد اطلاعات کسب کنیم. آیا در شبکه‌های اجتماعی حضور دارد؟ آیا ردپای دیجیتال در فضای وب دارد؟ چه پست‌هایی دارد و چه چیزهایی را دنبال می‌کند؟ چه تصویری را بعنوان عکس پروفایل خودش انتخاب کرده است؟

اقدام دیگر این است که سعی کنیم با پرس‌وجو از دیگران، ببینیم می‌توانیم فردی را پیدا کنیم که نفر روبروی مذاکره ما را بشناسد؟ اگر بتوانیم این فرد را پیدا کنیم، احتمالاً او می‌تواند اطلاعات ارزشمندی از فرد روبرو به ما بدهد.

هر چقدر اطلاعات ما از فرد روبرو کامل‌تر باشد، مسیر مذاکره را بهتر پیش می بریم.

چه سوال‌هایی بپرسیم؟

پیش از مذاکره مشخص کنید که چه سوالاتی از طرف روبرو بپرسید. لیستی از سوالات را تهیه کنید تا بتوانید در زمان مناسب سوال مناسب بپرسید و براساس این سوال بتوانید از طرف مقابل اطلاعات دریافت کنید. پرسشگری یکی از روش‌هایی است که مذاکره‌کننده‌های حرفه‌ای به خوبی از آن استفاده می‌کنند. روش‌ها و مدل‌های مختلفی برای پرسشگری داریم که در مطلبی مجزا در خصوص آنها صحبت می‌کنیم.

توصیه نهایی

چندسال پیش، با دو شریک، چندین جلسه مشاوره و آموزش در زمینه مذاکره داشتم، در جلسات اول تاکید زیادی بر برنامه‌ریزی پیش از جلسات فروش و مذاکره داشتیم و موارد را باهم مرور می‌کردیم. در جلسات انتهایی، یکی از آنها یکی از مهم‌ترین دستاوردهایش از آموزش را همین برنامه‌ریزی بیان کرد. او می‌گفت علاوه براینکه مذاکره‌هایمان بهتر پیش می‌رود، تنش و عدم هماهنگی بین من و همکارم هم کم شده و بهتر می توانیم مذاکره را پیش ببریم چون از قبل موارد را با هم هماهنگ می‌کنیم.

آنچه پیش از مذاکره انجام می‌دهید، کمک می‌کند تنش و استرس شما در حین مذاکره کمتر باشد و همچنین به شما کمک می‌کند با اعتمادبنفس بیشتری وارد مذاکره شوید و بتوانید با تسلط بیشتری بر موضوعات مذاکره خودتان را پیش ببرید.

هرچند برای مذاکره‌های مهم، به ازاء هر ساعت مذاکره، لازم است چندین ساعت صرف برنامه ریزی شود، اما برای مذاکره‌های معمولی هم، حتی یک برنامه ریزی و بررسی اجمالی هم می‌تواند تاثیر زیادی بر روی مذاکره ما بگذارد، پس از آن غافل نشویم.